英語メールの書き出し例文30選｜初めて・返信・依頼に使える表現

英語でメールを書こうとして、最初の一文で止まってしまう。「お世話になっております」はどう書くのか、いきなり用件に入って失礼ではないかと迷うこともありますよね。

英語メールの書き出しでは、誰に、何のために送るメールかが早く伝わることを意識しましょう。日本語の挨拶を一つずつ訳すより、相手との関係と送る目的から表現を選ぶと書きやすくなります。

この記事では、初めての連絡・返信・依頼・確認・お詫び・お礼に使える書き出しを30例紹介します。宛名は別に整理し、最後にメール全文の例と練習ワークを載せています。

英語メールは「件名・宛名・最初の一文」をセットで考える

件名で用件を示し、宛名で相手に呼びかけ、本文の最初で連絡の目的を伝えます。毎回、長い前置きが必要なわけではありません。

東京大学の英語メール作成資料でも、件名・宛名・書き出し・本文・結びなどの構成が整理されています。以下の例文は、その構成を踏まえた本記事独自の例です。参考：東京大学「How to Write English Emails」

本文では、相手に確認・返信・対応してほしいことを具体的に続けます。「いつまでに」「どの資料を」などが必要なら、日付やファイル名も書きましょう。

宛名は Dear と Hi のどちらを使う？

初めての相手や、改まった連絡では Dear が使いやすい選択です。すでに普段から名前でやり取りしている相手には Hi も使われます。相手や職場の慣習、これまでのメールに合わせて調整してください。

Mr. / Ms. などの敬称は、相手が使っている呼び方が確認できる場合に選びましょう。名前だけで性別や希望する敬称を推測する必要はありません。

ここからの30例は、宛名の次に置く「本文の書き出し」です。角括弧の部分は、自分の情報に置き換えてください。

初めて連絡するメールの書き出し：5例

1．所属と名前を伝える

My name is [your name], and I work for [company name].マイ ネイム イズ［ユア ネイム］、アンド アイ ワーク フォー［カンパニー ネイム］

「[氏名]と申します。[会社名]で働いています。」相手が自分を知らない場合の自己紹介です。このあとに連絡の目的を続けます。

2．問い合わせの目的を伝える

I’m writing to ask about your training program.アイム ライティング トゥー アスク アバウト ユア トレイニング プログラム

「研修プログラムについてお伺いしたく、ご連絡しました。」training program を商品・サービス名に入れ替えられます。

3．紹介者がいることを伝える

[Name] suggested that I contact you about the project.［ネイム］サジェスティッド ザット アイ コンタクト ユー アバウト ザ プロジェクト

「そのプロジェクトについて、[名前]からご連絡するよう勧められました。」実際に紹介・勧めを受けた場合に使います。

4．会った場面を思い出してもらう

It was a pleasure meeting you at the conference yesterday.イット ワズ ア プレジャー ミーティング ユー アット ザ カンファレンス イエスタデイ

「昨日の会議では、お会いできてうれしかったです。」初めてメールする相手でも、すでに対面したことがある場合に使えます。

5．募集・告知を見て連絡する

I saw your announcement about the workshop and would like to learn more.アイ ソー ユア アナウンスメント アバウト ザ ワークショップ アンド ウッド ライク トゥー ラーン モア

「ワークショップの告知を拝見し、詳しく伺いたくご連絡しました。」何を見て連絡したのかが相手に伝わります。

返信メールの書き出し：5例

6．メールをもらったことにお礼を言う

Thank you for your email.サンキュー フォー ユア イーメイル

「メールをありがとうございます。」使いやすい一文ですが、そのまま終わらず、回答や用件を続けましょう。

7．早い返信にお礼を言う

Thank you for your quick response.サンキュー フォー ユア クイック リスポンス

「早速のご返信をありがとうございます。」実際に早く返信してもらった場合に使います。

8．送ってもらった情報にお礼を言う

Thank you for sending the updated schedule.サンキュー フォー センディング ジ アップデイティッド スケジュール

「更新したスケジュールをお送りいただき、ありがとうございます。」the updated schedule を具体的な資料名に変えます。

9．知らせてもらったことを受け止める

Thank you for letting me know about the change.サンキュー フォー レティング ミー ノウ アバウト ザ チェインジ

「変更についてお知らせいただき、ありがとうございます。」予定や担当者などの変更連絡への返信に使えます。

10．質問への回答を始める

I’m writing in response to your question about the delivery date.アイム ライティング イン リスポンス トゥー ユア クエスチョン アバウト ザ デリヴァリー デイト

「納期についてのご質問に回答いたします。」問い合わせの内容を明確にしてから、回答を続ける形です。

依頼・相談メールの書き出し：5例

11．都合を尋ねる

I’d like to ask about your availability next week.アイド ライク トゥー アスク アバウト ユア アヴェイラビリティ ネクスト ウィーク

「来週のご都合について伺いたく、ご連絡しました。」次の文で候補日時と所要時間を示すと答えてもらいやすくなります。

12．資料の確認をお願いする

Could you please review the attached proposal?クッド ユー プリーズ リヴュー ジ アタッチト プロポウザル

「添付の提案書をご確認いただけますか。」実際に添付したことを確かめてから送ります。

13．手伝ってほしい内容を伝える

I’m writing to ask for your help with the presentation.アイム ライティング トゥー アスク フォー ユア ヘルプ ウィズ ザ プレゼンテイション

「プレゼンテーションについてお力をお借りしたく、ご連絡しました。」どの部分を手伝ってほしいのか、続けて具体化します。

14．情報を送ってもらう

Could you send me the latest price list?クッド ユー センド ミー ザ レイテスト プライス リスト

「最新の価格表をお送りいただけますか。」日常の仕事のやり取りで、用件から始めたいときの例です。

15．意見を求める

I’d appreciate your advice on the following issue.アイド アプリーシエイト ユア アドヴァイス オン ザ ファロウイング イシュー

「次の件について、ご助言いただけますと幸いです。」このあとに状況と、判断に迷っている点を短く示します。

確認・フォローアップの書き出し：5例

16．以前の連絡について確認する

I’m following up on my email about the meeting.アイム ファロウイング アップ オン マイ イーメイル アバウト ザ ミーティング

「会議についてお送りしたメールの件で、再度ご連絡しました。」必要なら、先に送った日付を添えます。

17．予定に変更がないか確認する

I’d like to confirm our meeting on November 6 at 10 a.m. Japan time.アイド ライク トゥー コンファーム アワー ミーティング オン ノヴェンバー シックス アット テン エイエム ジャパン タイム

「日本時間11月6日午前10時の打ち合わせについて確認したく、ご連絡しました。」海外とのやり取りでは、時刻だけでなく、日付とタイムゾーンも明記します。

18．進捗を尋ねる

Could you let me know the current status of the application?クッド ユー レット ミー ノウ ザ カレント ステイタス オヴ ジ アプリケイション

「申請の現在の状況を教えていただけますか。」何の申請かがわかるよう、必要に応じて番号や名称を続けます。

19．合意事項を確認する

I’m writing to confirm the next steps we discussed yesterday.アイム ライティング トゥー コンファーム ザ ネクスト ステップス ウィー ディスカスト イエスタデイ

「昨日お話しした今後の進め方を確認したく、ご連絡しました。」次の文や箇条書きで、担当・内容・期限を示します。

20．期日を知らせる

This is a reminder that registration closes on November 10.ディス イズ ア リマインダー ザット レジストレイション クロウジズ オン ノヴェンバー テン

「申し込みの締め切りが11月10日であることをお知らせします。」締め切りを案内する場面の例です。返信を催促する表現と同じ感覚で使わず、状況に合わせて選びましょう。

お詫び・訂正メールの書き出し：5例

21．返信の遅れをお詫びする

I apologize for the delay in replying.アイ アパラジャイズ フォー ザ ディレイ イン リプライイング

「返信が遅くなり、申し訳ありません。」お詫びのあとに、相手が待っている回答を続けます。

22．誤りをお詫びする

I apologize for the error in the document I sent yesterday.アイ アパラジャイズ フォー ジ エラー イン ザ ダキュメント アイ セント イエスタデイ

「昨日お送りした資料の誤りについて、お詫び申し上げます。」どの部分が誤っていたかと、正しい情報を明確に続けます。

23．誤解・混乱を招いたことをお詫びする

I’m sorry for the confusion caused by my previous email.アイム ソーリー フォー ザ コンフュージョン コーズド バイ マイ プリーヴィアス イーメイル

「先ほどのメールで混乱を招き、申し訳ありません。」曖昧だった情報を、その後の文で整理し直します。

24．予定変更をお詫びする

I’m sorry, but I need to reschedule our meeting.アイム ソーリー、バット アイ ニード トゥー リスケジュール アワー ミーティング

「申し訳ありませんが、打ち合わせの日程を変更する必要があります。」理由を必要な範囲で伝え、代わりの候補日時を提案します。

25．正しい情報に訂正する

I’d like to correct the date mentioned in my previous email.アイド ライク トゥー コレクト ザ デイト メンションド イン マイ プリーヴィアス イーメイル

「前のメールに記載した日付を訂正いたします。」誤った日付と正しい日付を、取り違えない形で示しましょう。

お礼・近況から始める書き出し：5例

26．打ち合わせへのお礼

Thank you for taking the time to meet with me today.サンキュー フォー テイキング ザ タイム トゥー ミート ウィズ ミー トゥデイ

「本日はお時間をいただき、ありがとうございました。」打ち合わせ後のお礼に使えます。

27．支援へのお礼

Thank you for your help with the report.サンキュー フォー ユア ヘルプ ウィズ ザ リポート

「報告書についてご協力いただき、ありがとうございました。」何を助けてもらったのか、具体的に伝える一文です。

28．対応へのお礼

I appreciate your support during the event.アイ アプリーシエイト ユア サポート デュアリング ジ イヴェント

「イベント中のご支援に感謝しています。」感謝の対象を具体的にすると、形式的な挨拶で終わりにくくなります。

29．一般的な近況の挨拶

I hope you’re doing well.アイ ホウプ ユア ドゥーイング ウェル

「お元気でお過ごしのことと思います。」用件の前に短い挨拶を入れたいときに使えます。すべてのメールに必要な表現ではありません。

30．休暇後の挨拶

I hope you had a good holiday.アイ ホウプ ユー ハッド ア グッド ハラデイ

「よい休暇を過ごされたことと思います。」相手が休暇を取ったことを知っている場合の例です。事実がわからない相手に、機械的に使う必要はありません。

「お世話になっております」は毎回訳さなくてよい

日本語の「お世話になっております」に、どのメールでも使える英語の一文を当てはめようとすると迷いやすくなります。

返信なら Thank you for your email.サンキュー フォー ユア イーメイル、初めての問い合わせなら I’m writing to ask about …アイム ライティング トゥー アスク アバウト のように、そのメールの状況から選びましょう。やり取りが続いている相手には、短いお礼のあとに回答へ進んでも構いません。

日本語の挨拶を訳すより、今回の用件が伝わる一文を選ぶ。 この考え方で、書き出しを整理してみてください。

そのまま構成を使える、メール全文の例

以下は架空のやり取りです。名前、日付、会社、添付資料などは、自分の状況に合わせて確認・変更してください。

初めて問い合わせるメール

Subject: Question about your online workshopサブジェクト、クエスチョン アバウト ユア オンライン ワークショップ

Dear Workshop Team,ディア ワークショップ ティーム

My name is Yuki Tanaka, and I work for Maple Design.マイ ネイム イズ ユキ タナカ、アンド アイ ワーク フォー メイプル デザイン
I’m writing to ask about your online workshop.アイム ライティング トゥー アスク アバウト ユア オンライン ワークショップ

Could you let me know whether the workshop includes a recording?クッド ユー レット ミー ノウ ウェザー ザ ワークショップ インクルーズ ア リコーディング
Two members of our team are interested, but they may not be able to attend the live session.トゥー メンバーズ オヴ アワー ティーム アー インタレスティッド、バット ゼイ メイ ナット ビー エイブル トゥー アテンド ザ ライヴ セッション

Thank you for your help.サンキュー フォー ユア ヘルプ

Best regards,ベスト リガーズ
Yuki Tanakaユキ タナカ

録画が含まれるか、という質問を一つに絞った例です。自己紹介のあとに目的を伝え、質問の背景を一文添えています。

資料を確認して返信するメール

Subject: Re: Updated project scheduleサブジェクト、リ、アップデイティッド プロジェクト スケジュール

Hi Alex,ハイ アレックス

Thank you for sending the updated schedule.サンキュー フォー センディング ジ アップデイティッド スケジュール
The proposed date works for our team.ザ プロポウズド デイト ワークス フォー アワー ティーム

Could we start the meeting at 3 p.m. Japan time on November 6?クッド ウィー スタート ザ ミーティング アット スリー ピーエム ジャパン タイム オン ノヴェンバー シックス
We will send our comments on the proposal by November 4.ウィー ウィル センド アワー カメンツ オン ザ プロポウザル バイ ノヴェンバー フォー

Best regards,ベスト リガーズ
Yukiユキ

日程案への回答と、具体的な開始時刻の相談を続けています。時差がある場合は、相手側の日付や時刻との対応も確認しましょう。

01

相手と目的を決める

初めての連絡か返信か。
送る理由を一つ決める。

02

例文を自分用にする

資料名・日時・内容を、
実際の情報に入れ替える。

03

二文で伝わるか確認

書き出しのあとに、
具体的な用件を足す。

相手が何を答えればよいかまで、短く伝えましょう。

5分でできる、書き出しの練習ワーク

1分目：送る相手と目的を決める

「初めての担当者に料金を聞く」「同僚から届いた資料に返信する」など、一つの状況を決めます。

2〜3分目：書き出しと用件を一文ずつ作る

30例から状況に合う一文を選び、情報を入れ替えます。次に、相手にしてほしいことを具体的に一文で足しましょう。

書き出し：Thank you for sending the brochure.サンキュー フォー センディング ザ ブロウシュア

用件：Could you send me the price list as well?クッド ユー センド ミー ザ プライス リスト アズ ウェル

4〜5分目：相手が答えられるか確認する

「何についてか」「どの資料か」「いつの予定か」がわかるかを読み直します。件名と宛名をつけ、添付・日付・名前も確認してください。

慣れてきたら例文を隠し、状況から二文を書いてみましょう。例文を選ぶ → 自分の情報に変える → 見ずに書く。 この順番で練習できます。

よくある質問

ビジネスメールで I’m のような短縮形は使えますか？

仕事のメールでも使われます。より改まった文書や、相手の慣習に合わせたい場面では I am にする選択もあります。短縮形だけで丁寧さが決まるわけではなく、依頼内容や相手との関係も考えましょう。

Hope you are well. だけで始めてもよいですか？

メールでは主語の I を省いた形も使われます。初心者が練習するなら、まず I hope you’re doing well.アイ ホウプ ユア ドゥーイング ウェル の形を覚えると、文の構造がわかりやすくなります。

Dear Sir or Madam は使えますか？

使われることはありますが、名前や担当部署がわかるなら、そこに直接呼びかける形を選べます。問い合わせ先のページや、相手の署名も確認しましょう。

まずは次に送るメールの、最初の二文を作る

30例を全部覚える必要はありません。次に送りたいメールの状況を一つ選び、書き出しと具体的な用件を二文にしてみてください。

相手との関係、連絡の目的、答えてほしいこと。 この三つが伝わるかを確かめると、メール全体も組み立てやすくなります。

01

場面から選ぶ

返信・依頼・確認など、
今日の状況を決める。

02

用件を一文足す

何を、いつまでに。
必要な情報を具体的に。

03

見ずに書いてみる

例文を隠して、
自分の二文を作る。

書けたら、件名・宛名・日付・添付も見直しましょう。

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